Algemene voorwaarden

Article 1 : Sauf convention contraire écrite d'une personne habilitée, les présentes conditions générales s'appliquent à toutes les prestations fournies par Ieprestel NV et à tous les contrats conclus ou exécutés. Ces conditions générales sont affichées dans les locaux et figurent au verso des documents émis. Elles sont donc dûment portées à l'attention des clients, des prestataires et des tiers.

Article 2 : Les tarifs indiqués sont susceptibles d'être modifiés sans préavis. Les tarifs confirmés dans le devis sont valables trois mois. Passé ce délai, ils peuvent être modifiés en fonction de la conjoncture économique. Dans ce cas, les tarifs applicables seront ceux en vigueur le jour de la prestation.

Article 3 : Responsabilité de l'hôtelier.

L'hôtelier n'est pas responsable des dommages résultant d'un événement imprévisible et inéluctable (force majeure), malgré la mise en œuvre de toutes les précautions nécessaires, en raison des circonstances et des conséquences de cet événement. Il n'est pas non plus responsable des dommages causés par la faute du client, même partielle. Les articles 1952 à 1954 du Code civil s'appliquent à la garde des locaux.

Article 4 : Responsabilité du client/prestataire.

Le client est tenu de respecter le règlement intérieur de l'hôtel où il séjourne ; il peut le consulter. Toute violation grave ou répétée de ce règlement autorise Ieprestel NV à résilier immédiatement le contrat sans préavis. Le client et le prestataire sont solidairement responsables envers Ieprestel NV de tout dommage causé aux personnes, au bâtiment, au mobilier ou aux aménagements de l'hôtel, ainsi qu'aux espaces accessibles au public.

Article 5 : Le client s'engage à informer l'hôtel de tout changement concernant l'utilisation prévue des locaux loués et à n'inviter que des personnes dont la conduite, la réputation ou la bienséance ne peuvent en aucun cas causer de préjudice matériel ou moral à l'hôtel, lequel se réserve le droit d'intervenir si nécessaire. À défaut, Ieprestel NV sera en droit d'annuler l'événement sans aucune indemnisation.

Article 6 : Annulation d'une réservation de groupe.

Une réservation est garantie uniquement après réception de la confirmation signée et du versement de l'acompte demandé. En cas d'annulation par le client plus de 30 jours avant la date d'arrivée, 30 % du prix de la prestation seront retenus à titre d'indemnité. Si l'annulation intervient entre le 30e et le 15e jour avant la date d'arrivée, 60 % du prix de la prestation seront retenus. En cas d'annulation entre le 15e et le 8e jour avant la date d'arrivée, 80 % du prix de la prestation seront retenus, et en cas d'annulation entre le 8e jour et la date d'arrivée, 100 % du prix de la prestation seront retenus.

Le nombre exact de participants sera confirmé au plus tard 24 heures avant la date d'arrivée prévue.

Article 7 : Le client ne sera facturé que pour les montants supérieurs à 50 €, sauf demande expresse. Ieprestel NV se réserve toutefois le droit d'exiger le paiement anticipé des factures correspondantes. Chaque facture récapitulative est payable comptant sans escompte. Des intérêts de retard de 1 % par mois seront automatiquement appliqués, sans mise en demeure, jusqu'au paiement intégral. De plus, dès la première mise en demeure, une pénalité forfaitaire de 15 % du montant de la facture, avec un minimum de 150 €, sera automatiquement due en cas de retard de paiement. Tout retard de paiement d'une seule facture autorise Ieprestel NV à suspendre toutes commandes, réservations, prestations, ventes ou livraisons de quelque nature que ce soit.

Article 8 : Force majeure

En cas de force majeure, d'événements imprévisibles ou irrésistibles, ou d'événements indépendants de la volonté de la partie concernée, cette dernière sera libérée de ses obligations sans indemnité. Elle s'engage toutefois à informer l'autre partie par tous les moyens possibles afin de limiter tout dommage potentiel.

Article 9 : Le contrat de réservation d'hôtel est régi par le droit belge. Tout litige relatif au présent contrat sera soumis à la compétence exclusive du tribunal d'Ypres.

Article 10 : MODIFICATIONS IMPOSÉES PAR LES AUTORITÉS (LOCALES)

Le taux de TVA applicable est susceptible d'être modifié par les autorités compétentes.

Les modifications des taxes de séjour ou des taux de TVA peuvent être mises en œuvre sans préavis et seront facturées au taux en vigueur lors de votre séjour.

CONDITIONS PARTICULIÈRES DE VENTE DE SÉMINAIRES/BANQUETS ET DE LOCATION DE SALLES

Un devis personnalisé sera établi pour chaque événement. Ce devis comprendra les conditions générales de vente ainsi qu'une facture pro forma.

1 : VALIDITÉ DU DEVIS

La validité du devis sera précisée (date ou nombre de jours avant l'événement).

2 : CONDITIONS DE CONFIRMATION

Réunions/banquets/location de salles : un acompte de 30 % du montant estimé de la commande sera exigé.

Le non-paiement de cet acompte pourra entraîner l'annulation de la réservation.

3 : CONFIRMATION DE RÉSERVATION

La réservation est garantie uniquement après réception de la confirmation signée et du versement de l'acompte demandé. En cas d'annulation par le client plus de 30 jours avant la date de location de la salle, 30 % du prix de la prestation seront retenus. Si l'annulation intervient entre le 30e et le 15e jour avant la date de location, 60 % du prix de la prestation seront retenus. Si l'annulation intervient entre le 15e et le 8e jour avant la date de location, 80 % du prix de la prestation seront retenus. Enfin, si l'annulation intervient entre le 8e et le jour de la location, la totalité du prix de la prestation sera retenue.

Le nombre de participants sera confirmé au moins 24 heures avant la date prévue. Le jour de l'événement, aucun changement de nombre de couverts ne sera accepté. Les repas commandés mais non consommés seront facturés.

4 : CONDITIONS DE FACTURATION

Les conditions de facturation et de paiement prévues à l'article 6 des Conditions Générales de Vente s'appliquent, sauf indication contraire dans le devis.

5 : SUPPLÉMENTS

Tous les frais et services supplémentaires, de quelque nature que ce soit, non prévus initialement lors de la réservation sont à la charge du client, sauf convention contraire écrite. En cas de non-paiement, pour quelque raison que ce soit, les frais seront à la charge de l'organisateur, qui sera redevable envers l'hôtel.

6 : RÉSERVATIONS MULTIPLES

Le client s'engage à ne pas conclure de contrat pour la même prestation auprès de plusieurs hôtels. Toute violation de cette disposition autorise l'hôtel à résilier unilatéralement le contrat. Le client ne pourra prétendre à aucune indemnisation.

7 : PHOTOGRAPHIE

Le client est prié d'informer l'hôtel à l'avance de la présence d'un photographe.

8 : ÉVÉNEMENTS MUSICAUX OU COMMERCIAUX

Le client doit accomplir les formalités nécessaires pour certains événements, telles que l'inscription auprès de la Sabam et l'obtention de toute autorisation officielle ou légale pour l'organisation d'activités musicales. Il doit également prendre en charge tous les frais, taxes et paiements liés à l'événement en question. Les réservations ne seront acceptées que sur présentation d'une preuve que les formalités requises ont été accomplies. Il en va de même pour toute activité commerciale ou événement à vocation commerciale.

9 : ENTRÉE PAYANTE – SOUS-TRAITANCE

Le client s'engage à fournir à l'hôtel une garantie écrite de pleine responsabilité avant la conclusion du contrat si l'événement organisé dans l'établissement implique une entrée payante. Si la perception des droits d'entrée a lieu dans les locaux loués, le personnel de l'hôtel n'est pas autorisé à y participer.

Si le client louant les chambres fait appel à des sous-traitants, il doit également dégager l'hôtel de toute responsabilité en cas de manquements, d'erreurs ou de violations des formalités légales commis par le sous-traitant.

10 : UTILISATION DU NOM – MARQUE

Toute utilisation du nom, du logo ou de la marque de l'hôtel doit être autorisée par écrit par ce dernier.

11 : MODIFICATIONS IMPOSÉES PAR LES AUTORITÉS (LOCALES)

Le taux de TVA applicable est susceptible d'être modifié par les autorités compétentes.

Ces modifications peuvent être mises en œuvre sans préavis et seront facturées au taux en vigueur au moment de votre réservation.